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コラムCOLUMN

                 
2020.10.27
各業界の廃棄物処理

パソコンやメディアを廃棄する際は情報漏洩に要注意!正しい廃棄方法をご紹介!

自身で書類やデータを廃棄する場合

紙の書類の廃棄方法

紙の書類を廃棄する場合、基本的にはシュレッダーを使います。シュレッダーは事務所に設置されていることが多いため、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。
細かく裁断するシュレッダーですがその「性能」によって情報が漏洩するかどうかを大きく左右します。破片が大きい場合や裁断が単純な場合等は、復元されてしまう可能性があるため、できるだけ細かく複雑に裁断できるシュレッダーを利用するといいでしょう。

ただし、シュレッダーは手軽に廃棄できる反面、量が多いと時間がかかります。さらに、資料に付けられたホチキスの針や綴じ紐等を取り外さなければいけないこともあり、想像よりも手間がかかるかもしれません。大量の機密情報書類は、産業廃棄物として適切な業者に依頼すると処分も的確かつ情報漏洩もしないため安心、確実です。

電子データの廃棄方法

PCのHDDやCDといった電子データを廃棄する場合、パソコン上の「ゴミ箱」に移すだけでは完全に消去できません。簡単に復旧できるため、後々ハードディスクから直接情報を抜き取られる可能性があります。データを完全に消去するためのツールを使ってしっかりと消去する必要があります。

また、これらの媒体はデータを消去してそのまま捨てるのではなく、ディスクを割る等して物理的に破壊してから捨てないと危険です。閲覧が可能な状態で捨ててしまうと、上記と同じように情報を盗まれる可能性があります。また、次の項目のような大事件は「誰にでも、どんな団体にでも起こりえる」ものです。今まで以上に注意を払わなければなりません。

不要になった電子データを厳正に処分しなければならない理由

「世界最悪級の流出」とまで報じられた「廃棄ハードディスク転売事件」

2019年12月6日、神奈川県の行政文書とみられるデータが、ネットオークションで落札されたハードディスクから流出していたことが大きく報道されました。昨年のことですので、記憶に新しい方も多いでしょう。
今回大きく騒がれたニュースでは、廃棄を請け負った処分業者の社員が不正にハードディスクを社外に持ち出し、そのハードディスクをネットオークションで転売しました。
その後落札者によって元のデータが復元されて発覚し、流出してしまったデータに個人情報が大量に記録されていたことから注目を集めた事件です。
データ内容は、主に以下のものであったとされています。

  • 税務調査内容の通知
  • 自動車税申告書
  • 法人提出書類
  • 県職員の業務記録
  • 教職員の名簿

新聞社でも見出しで「世界最悪級の流出」と名付けられ、世間の注目を浴びた大事件となりました。

流出してしまった原因はどこにある?

この情報漏洩には、いくつかの「漏れ」や「問題」があったことがわかっています。簡単にまとめて見ていきましょう。

  • 県はリースされたハードディスクをリース会社に返却する際、データ全ての消去を行っていた。
    神奈川県はリースで返却する際に、ハードディスクの初期化を行った上で返却したと説明しています。
    しかし、今回不正に転売されたハードディスクは落札者の復元ソフトでデータを復旧させ、県の公文書情報を発見したと報じられています。基本的に、OSに標準搭載されているファイル削除でデータの「消去(初期化)」はできません。

  • 逮捕された処分業者の元社員は「簡単にできたので毎日のように盗んでいた」と供述
    処分業者のデータ消去室では指紋認証等が行われ、有資格者のみが入室可能となっていました。しかし、今回逮捕された元社員は「簡単にできた」と供述しています。不正防止のためのセキュリティは「形だけ」だった可能性があります。

  • ハードディスク消去証明書の提出を受けていなかった
    県は、リース会社に返却した後どのように処分されるかは把握しておらず、処分の立ち会いはもちろん、リース会社からの「ハードディスク消去証明書」の提出も受けていませんでした。

以上のことから、次のような処置が適切だと考えられます。

  • データは必ず「暗号化」を行う
  • 処分業者が適切な処分を行うか必ず確認する
  • 処分時にはできるだけ立ち会って確認し、消去証明書を必ず受け取る

個人情報保護の観点から見ると基礎的なことですが、非常に重要であることが今回の事件から見えてきます。

産業廃棄物処理業者に廃棄を依頼すると便利で安心!

H3:

業者での紙の書類の廃棄方法

紙の書類を廃棄業者に依頼すると、業者は「溶解処理」という方法で処分を行います。
溶解処理とは、書類を専用の機械と水を使って攪拌(かくはん)する力により溶かすという方法です。シュレッダーのように破片が残らないことから、復元されることはありません。
焼却処分するのではなく、溶かした書類はリサイクルされて別の紙として使用されます。環境にも優しい廃棄方法です。

業者での電子データの廃棄方法

業者にデータの廃棄を依頼する際には、様々な選択肢が選べます。データの消去だけを行う業者やハードディスクの物理的破壊を行う業者等が利用できます。法人の場合は出張サービスを展開していることもあり、個々に適した処分方法を選べます。
その際、産業廃棄物処理業者に「機密保持契約書」の締結や「消去証明書」の受領を必ず行うようにしましょう。

廃棄を依頼する業者の選び方

機密書類やハードディスク等の記憶媒体の廃棄を行ってくれる業者は数多く存在します。様々な会社がありますが、「信用性」と「安全性」が第一です。
選び方のポイントとして

  • 情報保護やセキュリティの認証を得ているか(プライバシーマーク)
  • 運送方法は適切か
  • 機密保持契約書の締結や消去証明書の発行は行っているか

を押さえておくといいでしょう。

「機密情報の確実な処分」は弊社にお任せ下さい!

近畿エコロサービスでは、機密情報書類やハードディスク情報等、他者に知られたくない情報書類や機器の収集運搬から処分まで一貫して行うことができます。
そのため、お客様の情報が外部に漏れることはありません。
また、弊社はプライバシーマークを取得する等、機密情報・個人情報の取り扱いには細心の注意を払っております。

処分の方法ですが、具体的には破砕機や油圧ショベルを使って原形をとどめないよう物理的な破壊や焼却・熔解処理を行います。
もちろん、処理証明書を発行し、ご希望の場合は処理した物の写真も提出させていただきます。
機密書類やハードディスク、その他機密情報に関わるものはぜひ近畿エコロサービスにご相談下さい。

廃棄を大阪でお考えの方は近畿エコロサービスへ!