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コラムCOLUMN

                 
2020.06.30
機密処理

機密文書(機密書類)とは?シュレッダーよりも溶解処理がおすすめな理由

「機密文書」とは?その定義と分類

企業における「機密文書(機密書類)」とは、「企業に関する極めて重要で秘密保持が必要な文書」を指します。さらに、機密文書には機密の「度合い」のレベルによって以下のように分けられます。

1.極秘文書

企業にとって最も重要な書類を指します。極秘文書が漏洩してしまうと、会社にとって重要な事業の継続が難しくなり、最悪の場合は倒産も考えられます。企業の存続を揺るがす大きな影響をもたらすもののため、経営に関係するほんの一部の社員のみが扱えます。

2.秘文書

極秘ほどでないにしろ、その次に機密にするべき情報が記載されている書類を指します。社員の中でも、秘文書を扱う関係者にしか閲覧や管理ができません。主に人事に関することや、社員の個人情報等が秘文書にあたります。

3.社外秘文書

社員であれば誰でも扱えるのが社外秘文書です。しかし、社外には決して公表してはいけません。社員が調べた調査結果や企画書等が社外秘として管理されています。
機密文書の中でも一番機密レベルは低い社外秘文書ですが、他社に漏洩すれば不利益を受ける可能性があります。慎重な取り扱いが必要です。

厳重かつ慎重に!機密文書の管理方法とは

上記で機密文書の定義や詳細について解説しました。何気なく管理している書類の中にも、意外と多いのが機密文書です。
では、それらをどのように管理していけば安全なのでしょうか?詳しく見ていきましょう。

1.鍵のかかる場所に保管する

機密文書を収納している棚、もしくは部屋を物理的に隔離して持ち出しや漏洩を防ぐ方法です。機密文書を保管する際の基本的な手段ともいえるでしょう。
誰でも触れられる場所に置いておくのではなく、鍵のかかる部屋に保管します。鍵の種類は暗証番号の入力から指紋認証、静脈認証まで、様々なものがあります。

2.機密保持の「意識」を高める

毎日のように機密文書を扱っていると、どうしても気が緩んでしまいます。書類の扱いが雑になってきたら要注意です。そうならないよう機密文書の管理について厳密に社内ルールを設けたり、定期的に社員に呼びかけを行う等、意識を維持できるような呼びかけを行うと効果的です。

3.こまめな見直しと処分で管理しやすい状態を維持する

機密文書のような重要書類は、事業を広げ、勧めていくとどんどんと増えてしまいます。しかし、機密文書の種類によっては一定期間を過ぎると保管期間が終了し、処分可能なものも多くあります。
保管している書類はできるだけこまめに見直し、管理しやすい状態を作っておきましょう。

「シュレッダー」と「溶解処理」機密文書の処分に適しているのは?

1.少量であればシュレッダーでOK

シュレッダーはすぐに処分できるのが最も大きなメリットです。枚数が少なければ短時間で済み、さらには「自分の手で確実に裁断」できることから処分の安心感もあります。
しかし、大量の機密文書を処分する際には不向きです。バインダーやホチキス、クリップといった留め具を外す必要があり、さらには時間もかかります。

2.大量の処理は業者に委託し溶解処理を!

処分する機密文書を溶解させる溶解処理は、大量処分でも手間がかかりません。また、業者によってはバインダーやホチキスを外さなくても処理できるため、書類が大量でも処分作業に時間を取られる必要がありません。
しかし、溶解処理は一般企業ではできません。専用の設備を持った業者に委託する必要があり、信頼性やセキュリティ対策によっては情報漏洩の可能性が生じます。
必ずプライバシーマーク等の機密情報・個人情報の取り扱いが法令に等に適合しているかどうかや処分の方法を明記している業者に委託することが大切です。

機密文書の処理を業者に頼むメリットは?

1.簡単・大容量・スピーディーに処理が可能

社内や組織内で発生する機密文書を内部で大量に処分しようとすると、そのための設備投資や人件費がかかってしまいます。専門業者に依頼することで大量の書類も一括で処分でき、機密レベルに応じて適切な廃棄が可能です。スピーディーかつ手軽に機密文書の廃棄や処理ができます。

2.高いセキュリティレベルが保持できる

機密文書を業者に処分依頼する場合、ほとんどが溶解処理です。溶解処理は、水を張った大型ミキサーのような機械に機密文書を入れ、バラバラの繊維になるまでほぐされます。
業者の方で段ボールを開けることはなく、高いセキュリティを保持したまま情報を抹消することができます。

3.紙資源のリサイクルでエコロジー貢献に

溶解処理された文書は、情報が確認できない繊維の状態になり、再生紙の原料として資源化されます。環境に悪影響を及ぼさない対策を施してから処理されるので安心です。
業者によっては「溶解証明書」や「リサイクル証明書」を発行するところもあり、その場合には環境への取り組みの一環として企業のプロモーションに役立てられます。

機密文書の処理は「持ち込み処理」が便利

一般的には企業から回収し、処分場で溶解処理が行われます。この際、回収を業者に依頼せず直接処分場へ持ち込むことを「持ち込み処理」と呼びます。
持ち込み処理のメリットは、輸送費や人件費等の経費がカットされ低料金での処分が可能となることです。さらに、処分する寸前までお客様自身の目で確認することができ、安心・安全です。

大量の機密文書処分は「近畿エコロサービス」へ!

シュレッダーでは対応できないような大量の機密文書を処分したい、またはハードディスクや機密情報機器等他社に知られたくない機密情報の処分の際には、ぜひ近畿エコロサービスへご連絡下さい。
弊社は収集運搬から処分まで一貫して行うことができるため、お客様の情報が外部に漏れることはありません。また、プライバシーマークを取得して機密情報・個人情報の取り扱いに細心の注意を払っております。
処分の方法については、具体的には破砕機や油圧ショベル等を使い、原形を留めない形でハードディスク等を物理的に破壊します。機密書類やハードディスク、その他機密情報に関わるものはぜひ弊社にお任せ下さいませ。

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