コラム
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2025.04.25
各業界の廃棄物処理
【紙の処分】書類や機密文書の廃棄方法について解説
ペーパーレス化が進んでいる昨今でも、紙の書類は依然としてビジネスや行政、医療、教育等の現場で不可欠な存在です。
中には個人情報や社外秘の情報が記された機密文書も多く、それらをどう安全に処分するかは、情報漏洩対策として非常に重要な課題となっています。
そこで、今回は紙書類の一般的な処分方法から、より安全性の高い処分を含めた機密文書の適切な廃棄方法について、具体的にご紹介いたします。
紙書類の処分が重要な理由
企業活動や行政手続き、医療、教育の現場等様々な場面で用いられる紙書類には、顧客情報や契約内容、経理記録等、外部に漏れてはならない情報が数多く含まれています。
ここでは、紙書類の処分が重要な理由について解説します。
情報漏洩の防止
オフィスで使われる紙の文書には、氏名や住所、取引先情報、財務データ等、流出すれば大きな被害をもたらす情報が含まれています。
例えば、顧客名簿や社内の人事資料がシュレッダーもされずに可燃ごみに混入していた場合、それを拾って見た第三者が不正に情報を利用する可能性は否定できません。このような漏洩は1度起きると取り返しがつかず、重大な損害をもたらす恐れがあります。
また、これらが第三者に渡れば、個人情報保護法違反になるだけではなく、企業の信用失墜にもつながりかねません。
法令遵守とリスクマネジメント
日本では、個人情報保護法やマイナンバー法、会社法等により、一定の文書には「保存期間」と「管理義務」が課せられています。正しく管理されず、不適切に廃棄された場合には、行政処分や損害賠償請求のリスクがあります。
さらに、近年ではGDPR（EU一般データ保護規則）やISO27001（情報セキュリティマネジメント）等、国際的な情報保護基準が注目されており、グローバル企業や外資系企業との取引ではこうした基準への対応が求められています。紙書類の処分においても、これらの規定やガイドラインに従った対応が欠かせません。
不要文書の蓄積によるリスクと非効率
保存期限を過ぎた紙文書を放置しておくことは、情報漏洩のリスクを高めるだけではなく、保管スペースの圧迫や業務効率の低下にもつながります。
とりわけ、オフィスの書庫や保管棚が古い書類で埋め尽くされている状況では、必要な情報を見つける効率が非常に悪くなり、業務に支障をきたすケースも少なくありません。
不要になった書類を適切に仕分け・処分することは、情報セキュリティの向上と同時に、職場の整理整頓や業務効率化につながります。
書類や機密文書の安全な処分方法
個人情報や企業の機密を含む文書は、可燃ごみや通常の資源ごみに混ぜてはいけません。上記のリスクを防ぐためにも、適切な方法で安全に処分することが求められます。
どのような方法があるのか、以下よりご紹介いたします。
シュレッダー処理：手軽に行える即時性の高い手段
シュレッダーは、紙を裁断して読み取り不能にするオフィス定番の機密処理機器です。縦方向だけのストレートカットから、斜め方向を組み合わせたクロスカット、さらには粉状にするマイクロカットやナノカット等、機種によって処理レベルは異なります。
ただし、大量の書類処理には時間がかかり、機械の性能や耐久性にも限界があります。裁断された紙くずの廃棄方法にも注意が必要で、場合によっては管理の手間がかかります。
効率と安全性を両立するには、カット方式の選定と運用ルールの徹底が求められます。
焼却処理：情報を完全に消失させる物理的破壊手段
焼却処理は、高温で書類を焼き尽くすことで情報を完全に抹消する方法です。復元の可能性が一切なく、確実性という点では最も信頼できる手段といえます。
特に医療期間や官公庁では広く採用されており、処理対象にホチキスやクリップが付いたままでも対応可能な場合が多いのもメリットです。
一方で、環境負荷という観点でデメリットが多くなっています。焼却による二酸化炭素や有害ガスの発生が問題視されることもあり、処理業者の選定には慎重を要します。また、証明書の発行を受けて処分の履歴を残すことも大切です。
溶解処理：環境配慮とセキュリティを両立する方法
溶解処理は、紙を水と共にドロドロに溶かして原型をなくし、パルプとして再利用する処理方法です。物理的に文書を視認不能にした上で、再生紙等の資源として再利用されるため、環境負担が少なく、情報抹消とリサイクルを両立できる点が評価されています。
この処分方法は、主に専門業者に委託して行います。書類は専用の段ボール箱や専用容器に密封して出荷され、開封されることなく溶解されるため、高い安全性が確保されています。処分後には「溶解証明書」が発行され、処理の事実を明示できるのも安心材料の1つとなっています。
注意点としては、事前の梱包や業者とのスケジュール調整が必要なこと、処理費用が他の方法と比べて高額であることがあげられます。それでも、情報保護と環境配慮の両立を重視することが求められる企業にとっては、最もバランスの取れた方法といえます。
各処理方法の比較表
| 処理方法 | セキュリティ | 環境負荷 | 即時性 | 費用感 | 処理対象量 |
| シュレッダー | 〇 | △ | ◎ | 安価〜中程度 | 少量〜中量 |
| 焼却処理 | ◎ | × | 〇 | 中程度〜高め | 中量〜大量 |
| 溶解処理 | ◎ | ◎ | △ | 中〜やや高 | 中量〜大量 |
機密文書・情報の処理ならぜひ近畿エコロサービスにお任せ下さい！
上記でもご紹介したように、機密文書や情報等他社に知られたくない紙の処分を委託する際に「外部に情報が漏れるのでは」という不安があると思います。
近畿エコロサービスの機密処理サービスは収集運搬から処分まで一貫して行うことができるため、お客様の情報が外部に漏れることはなく、また弊社はプライバシーマークを取得する等、機密情報・個人情報の取り扱いには細心の注意を払っております。
また、処分の方法は焼却・溶解処理がメインです。ご希望の場合は処理した物の写真や処理証明書を提出させていただきますので安心してご利用いただけます。
紙の他にもハードディスクや機密情報機器の処分も請け負っておりますので、お気軽にご相談下さい
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